MEMBUKUKAN TRANSAKSI dengan VENDOR RENTAL ALAT BERAT

1.        Membukukan Transaksi dengan Vendor.

Gambar berikut menunjukkan skema transaksi dengan Vendor

1.      Memesan barang dengan terlebih dahulu membuat Purchase Order kepada Vendor

2.      Setelah barang diterima bukukan dengan menggunakan Receive Inventory

3.      Setelah Nota tagihan diterima dari Vendor bukukan menggunakan Enter Bills Againts Inventory..

4.      Bila ada barang rusak dan dikembalikan bukukan dengan menggunakan Refunds & Credit.

a.     Membuat Purchase Order

1.      Klik icon Purchase Orders, atau dari menu Vendors klik Create Purchase Orders®tampil jendela Create Purchase Orders.

2.      Pada kolom No. Ketik nomor urut

3.      Pada kolom Item , ketik barang yang dipesan (ketik beberapa karakter saja) ®Tab

4.      Pada kolom Nama Barang otomatis terisi.®Tab

5.      Pada kolom Qty ketik jumlah barang yang dipesan ®Tab 2x

6.      Pada kolom Harga Satuan ketik harga barang ®Tab

7.      Pada Kolom Jumlah Harga tampil otomatis ® Tab 3x

8.      Lanjutkan pada baris berikutnya dengan item lainnya , bila telah selesai ®Tab

9.      Lanjutkan pada baris berikutnya dengan item Subtotal , untuk mendapatkan TOTAL harga Barang yang dipesan ®Tab

10.  Lanjutkan pada baris berikutnya dengan item PPn , dengan nilai 10% dari subtotal

11.  Kotak Memo isi dengan catatan yang diperlukan seperti contoh dalam gambar.

12.  Cetak Purchase Order dengan mengklik icon printer.

13.  Tekan Save & New  untuk melanjutkan PURCHASE ORDER lainnya

14.  Tekan Save & Close untuk mengahiri

b.Membukukan Penerimaan Bahan ( Receive Item )

1.      Klik icon Receive Item dari Home ® tampil jendela Create Item Receive. ®Tab

2.      Pada kotak Vendor ketik / pilih nama Vendor ® Tab tampil  jendela Open PO’s Exist

3.      Pilih Yes tampil jendela Open Purchase Order untuk Vendor yang bersangkutan

4.      Pilih yang barangnya dikirim PO No 1 yang sesuai) dengan meng Click dibawah tanda cawang Ö® tekan OK

5.      Item yang kita pesan lewat PO No 49 SPS GR otomatis tertulis kedalam kolom yang tersedia di Jendela Create Item Receive

6.      Ketik Tanggal barang diterima.

7.      Ketik “TTB No.” pada kotak Ref.No (nomor bukti tanda terima barang)

8.      Kita bisa koreksi quantity apabila barang yang datang jumlahnya kurang dari PO

9.      Pada kolom Customer:Job biarkan tetap kosong

10.  Kotak Memo isi dengan catatan yang diperlukan

11.  Klik Next untuk proses terima barang selanjutnya

12.  Klik OK untuk mengahiri.

c. Membukukan Penerimaan Nota Tagihan ( Receive Bill )

Apabila telah terima nota tagihan dari Vendor ,segera bukukan dengan Receive Bills sebagai berikut :

1.      Pilih icon Receive Bils dari Home ® tampil jendela Select Item Receipt

2.      Pilih atau ketik nama Vendor pada kotak Vendor ® klik OK tampil pilihan kiriman barang yang ditagihkan

3.      Sorot barang yang ditagihkan (yang dipilih akan diblok hitam)

4.      Klik OK ®tampil jendela Enter Bills

5.      Pada kotak Date sesuaikan tanggal dengan tanggal penerimaan nota tagihan dari Vendor

6.      Pada baris Ref.No ketik nomor nota tagihan

7.      Pada kotak memo beri catatan yang diperlu kan

8.      Klik Save & Close ®Klik Yes

d. Membukukan Pembayaran Nota Tagihan ( Pay Bill )

Nota tagihan dari Vendor pada umumnya dibayar dengan giro mundur

Proses membukukan giro mundur adalah sebagai berikut :

·          Siapkan atau buat Account Giro Mundur (sesuai dengan nama Bank) dengan Account Type Bank (caranya lihat di bab chart of account)

·          Bukukan pembayaran Nota Tagihan dari Vendor dengan menggunakan Pay Bills

·          Bila Giro Mundur telah dicairkan (periksa Rekening Koran) , lunasi Giro Mundur dengan menggunakan Transfer Funds.

Bukukan pembayaran Nota Tagihan dengan langkah-langkah berikut.

1.      Dari menu Vendors pilih Pay Bills atau klik saja icon Pay Bills dari Home ®, tampil Jendela Pay Bills

2.      Pada field Show bills klik tombol radio Show all bills.

3.      Pada Jendela Pay Bills tertera daftar Bill yang sudah diterima

4.      Pilih Bill mana yang akan dibayar misalnya Bill dari ROYAL INTI MANDIRI, dengan cara memberi tanda cawang dengan meng Click Kolom yang bertanda Ö .

5.      Pada kotak Methode pilih Check

6.      Pada kotak Account pilih GIRO BCA.

7.      Pilih timbol radio Assign Cheque number

8.      Jangan lupa Isi Payment date (tanggal pembayaran dilakukan)

9.      Klik Pay & Close

10.  Muncul jendela Assign Check Numbers

11.  Klik Pay Selected Bills ® tampil jendela  Assign Chek Numbers.

12.  Pada kolom Chek No ketik nomor Giro

13.  Klik OK ®tampil jendela Payment Summary

14.  Klik Done

e.Buku laporan Giro setelah Giro Dibayarkan

Setelah membukukan giro yang dibayarkan kepada Vendor , maka akan bisa ditampilkan BUKU GIRO sebagai berikut :

f.  Membukukan Giro Setelah Dicairkan

Apabila dari laporan Recening Courant , dilaporkan bahwa giro yang dibayarkan telah dicairkan oleh Vendor bersangkutan.

Bukukan pelunasan giro dengan menggunakan Transfers Funds , sebagai berikut:

1.      Dri menu Banking pilih Transfers Funds® tampil jendela Transfer Funds Between Accounts

2.      pada kotak Date pilih tanggal pencairan giro

3.      Pada kotak Transfer Funds From pilih account 1010.BCA (bank yang sesuai dengan giro)
4.      Pada kotak Transfer Funds To pilih account 1030.GIRO BCA

5.      Pada baris transfer Amount ketik nilai giro yang telah cair

6.      Pada kotak memo ketik catatan yang diperlukan

7.      Klik Save & Close

g.   Buku laporan Giro setelah Giro Dicairkan

Setelah membukukan giro yang telah dicairkan oleh Vendor , tentunya GIRO BCA akan balance (saldo nol), dan laporan BUKU GIRO akan berubah sebagai berikut :

g.    Membukukan Barang yang Diretour ke Vendor 

Bila menerima pembayaran atas pengembalian barang rusak yang sudah terlanjur dibayar kepada vendor

Caranya sebagai berikut

1. Dari Banking menu klick Make Deposits® tampil jendela Make Deposits
2. Pada kotak Deposit to pilih Account kemana uang akan disimpan , misalnya account 1020.BCA
3. Pada kotak tanggal ketik tanggal yang sesuai.
4. Pada kolom Received From , krtik atau pilih nama vendor darimana uang ditrima
5. Pada kolom  From Account, ketik account dimana akan dibukukan , misalnya 7030.REFUND
6. Pada Kolom Memo ketik catatan yang diperlukan..
7. Pada Kolom Chk.No. ketik Bukti Bank Masuk
8. Pada kolom amount ketik jumlah uang yang diterima
9. Klik Save.

g.    Adjust Quantity on Hand untuk Pengembalian Barang ke Vendor 

Lakukan langkah sebagai berikut

1.      Dari Vendors menu, klick Inventory Activities, kemudian klick Adjust Quantity/Value on Hand.

2.      Pada kotak Adjustment Date ketik tanggal

3.      Pada kotak Adjustment Account pilih Account PERSEDIAAN

4.              Kotak Customer:Job biarkan tetap kosong.

5.              Pada kolom Item , scrol sampai ketemu item yang diretour

6.      kemudian Pada kolom Qty Difference masukkan jumlah item yang diretour jangan lupa tanda minus.

7.      Pada kotak Memo buat catatan yang diperlukan..

8.      Klik Save