MENYIAPKAN ITEM UNTUK RENTAL ALAT BERAT

ITEM

Pada usaha Rental Alat Berat Item yang digunakan adalah  sebagai berikut

1.Type Item di QuickBooks untuk Rental Alat Berat

QuickBooks menyediakan duabelas type item yang berbeda untuk digunakan mengisi form sales dan form purchase dengan cepat.

Gunakan Item type	Untuk keperluan membukukan
Service	Dipergunakan untuk menandai Alat Berat yang disewa oleh pelanggan , yang diperlukan untuk membukukan Time Sheet
Inventory part (Barang Persediaan)	Dipergunakan untuk membukukan Sparepart yang biasanya disimpan dalam gudang sebagai persediaan.. Juga untuk membukukan Persediaan Alat Berat yang akan disewakan
Non-inventory part (Barang habis pakai)	Barang-barang yang dibeli tetapi tidak dibukukan sebagai persediaan (habis pakai), misalnya alat tulis kantor , bahan bakar , atau material yang dibeli untuk pemeliharaan gedung dsb..
Subtotal	Total dari semua item yang terdapat pada baris diatas subtotal pada sebuah form isian . Berguna pada saaat menghitung persentase discount atau biaya tambahan untuk banyak item.

2.Struktur  Item Service untuk Rental Alat Berat

Item ini dibuat dengan tujuan untuk untuk membukukan tarip sewa unit alat

3.Struktur Item Inventory Part  untuk Rental Alat Berat

Item ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui ketersediaan Alat , Mutasi Alat , dan Alat yang berada di Bengkel karena perlu perbaikan

4.Struktur Item Inventory Part  untuk  Sparepart Persediaan

Item ini dibuat agar bisa diketahui persediaan Sparepart untuk pemeliharaan rutin

5.Struktur Item Non Inventory Part  untuk Sparepart yang langsung pakai

Berikut adalah contoh struktur item yang harus disiapkan , sparepart yang dibeli dan langsung dipakai perbaikan.

6.Struktur Item Non Inventory Part  untuk Alat Tulis Kantor yang langsung pakai

Berikut adalah contoh struktur item Alat Tulis Kantor , yang dibeli dan langsung dipakai

CARA MEMBUAT ITEM

1.Membuat Parent Item "DOZER" Type Service

1. Dari Lists menu , pilih Items.
2. Dari Item menu button, pilih New.
3. Pada kotak Type dari jendela New Item , pilih Service ® tekan tombol Tab
4. Dikotak Item name / number ketikkan nama item “DOZER” sebagai parent item ® Tab .
5. Kotak sub item biar kan tetap kosong . ® Tab
6. Kotak Manufacturer’s Part Number biarkan tetap kosong . ® Tab
7. Kotak U/M biarkan tetap kosong  .® Tab
8. Kotak Description on Purchase Transactions ketikkan nama item “DOZER”. ® Tab
9. Kotak Cost biarkan tetap kosong , karena harga  sering berubah. ® Tab
10. Kotak Rate biarkan tetap kosong. ® Tab
11. Pada kotak Account pilih ” 4000-01 · PENDAPATAN SEWA”. ® Tab
12. Klik Custom Field
13. pada kotak JENIS ALAT  ketik “DOZER”
14. Bila selesai tekan OK untuk mengahiri atau tekan Next untuk membuat sub Item.

1. Membuat "Sub-Item D01" Type Service

Berikut contoh membuat Sub-Item D 01

1.      Dari Lists menu , pilih Items.

2.      Dari Item menu button, pilih New.

3.      Pada kotak Type dari jendela New Item , pilih Inventory Part ® tekan tombol Tab

4.      Dikotak Item name / number ketikkan nama item/ “D 01” ® Tab .

5.      Beri tanda  Ö  pada kotak Subitem of  , kemudian pada kotak drop down list pilih parent Item “DOZER” . ® Tab

6.      Kotak Manufacturer’s Part Number biarkan tetap kosong . ® Tab

7.      Kotak U/M set pilih “Jam”  .® Tab

8.      Kotak Description on Purchase Transactions ketikkan nama item “Komatsu D85 - SS”. ® Tab

9.      Kotak Rate biarkan tetap kosong , karena harga  sering berubah. ® Tab

10.  Pada kotak Account pilih ” 4000-01 · PENDAPATAN SEWA”. ® Tab

11.  Klik Custom Field ,pada kotak JENIS ALAT  ketik “DOZER

12.  Bila selesai tekan OK untuk mengahiri atau tekan Next untuk membuat Sub Item yang lain.

9       Membuat Parent Item “DOZER” type Inventory Part

Berikut contoh membuat Parent Item DOZER type Inventory Part

1. Dari Lists menu , pilih Items.
2. Dari Item menu button, pilih New.
3. Pada kotak Type dari jendela New Item , pilih Inventory Part ® tekan tombol Tab
4. Dikotak Item name / number ketikkan nama item “DOZER” sebagai parent item ® Tab .
5. Kotak sub item biar kan tetap kosong . ® Tab
6. Kotak Manufacturer’s Part Number biarkan tetap kosong . ® Tab
7. Kotak U/M biarkan tetap kosong  .® Tab
8. Kotak Description on Purchase Transactions ketikkan nama item “DOZER”. ® Tab
9. Kotak Cost biarkan tetap kosong , karena harga  sering berubah. ® Tab
10. Pada kotak COGS Account pilih “1210-03. PERSEDIAAN ALAT BERAT”. ® Tab
11. Kotak Preferred Vendor biarkan tetap kosong . ® Tab  ® Tab
12. Kotak Sales Price biarkan tetap kosong. ® Tab
13. Pada kotak Income Account pilih ” 1210-03. PERSEDIAAN ALAT BERAT”. ® Tab
14. Pada kotak Asset Account , pilih Account “1210-03. PERSEDIAAN ALAT BERAT”. ® Tab
15. Kotak Reorder Point , On hand , Total Value dan As of jangan diubah .
16. Klik Custom Field
17. pada kotak JENIS ALAT  ketik “DOZER”
18. Bila selesai tekan OK untuk mengahiri atau tekan Next untuk membuat Item sub Item.

10 Membuat "Sub-Item D 01 "Type Inventory Part

Berikut contoh membuat Sub-Item D 01

1.      Dari Lists menu , pilih Items.

2.      Dari Item menu button, pilih New.

3.      Pada kotak Type dari jendela New Item , pilih Inventory Part ® tekan tombol Tab

4.      Dikotak Item name / number ketikkan nama item/ “D 01” ® Tab .

5.      Beri tanda  Ö  pada kotak Subitem of  , kemudian pada kotak drop down list pilih parent Item “DOZER” . ® Tab

6.      Kotak Manufacturer’s Part Number biarkan tetap kosong . ® Tab

7.      Kotak U/M set pilih “Unit”  .® Tab

8.      Kotak Description on Purchase Transactions ketikkan nama item “Komatsu D85 - SS”. ® Tab

9.      Kotak Cost biarkan tetap kosong , karena harga  sering berubah. ® Tab

10.  Pada kotak COGS Account pilih “1210-03· PERSEDIAAN ALAT BERAT”. ® Tab

11.  Kotak Preferred Vendor biarkan tetap kosong . ® Tab  ® Tab

12.  Kotak Sales Price biarkan tetap kosong. ® Tab

13.  Pada kotak Income Account pilih ” 1210-03 · PERSEDIAAN ALAT BERAT”. ® Tab

14.  Pada kotak Asset Account , pilih Account “1210-03  PERSEDIAAN ALAT BERAT”. ® Tab

15.  Kotak Reorder Point biarkan tetap kosong

16.  Kotak On hand isi dengan angka1 , karena setiap alat hanya tersedia satu unit

17.  Kotak Total Value biarkan tetap kosong

18.  Kotak As of isi dengan tanggal sesuai dengan tanggal stok opname .

19.  Klik Custom Field ,pada kotak JENIS ALAT  ketik “DOZER

20.  Bila selesai tekan OK untuk mengahiri atau tekan Next untuk membuat Sub Item yang lain.

11 Membuat Parent Item "SPAREPART HABIS PAKAI " Type Non Inventory Part

Berikut contoh membuat Parent Item SPAREPART HBS PAKAI type Non Inventory Part  yang mempunyai subitem Cap 321464 yang dibukukan ke 5006 · SPARE PARTS

1.      Dari Lists menu , pilih Items atau klik Icon Item pada Icon Bar ® tampil jendela Item List

2.      Klik Item menu button disudut kiri bawah , ® kemudian pilih New , ® tampil jendela New Item.

3.      Pada kotak Type dari jendela New Item , pilih Non Inventory Part ® klik tombol tab.

4.      Dikotak Item name / number ketikkan nama parent item “SPAREPART HBS PAKAI” ® klik tombol tab.

5.      Kotak sub item biarkan tetap kosong ® klik tombol tab.

6.      Kotak Manufacturer’s Part Number biarkan tetap kosong ® klik tombol tab.

7.      Kotak Unit of Measure biarkan tetap kosong ® klik tombol tab.

8.      Pada kotak Description ketik SPAREPART ® klik tombol tab.

9.      Kotak Price biarkan tetap kosong  ® klik tombol tab.

10.  Di kotak Account , pilih Acc 5006 · SPARE PARTS

11.  Untuk mengahiri klik OK , untuk melanjutkan membuat parent item yang lain atau membuat sub item klik Next.

12 Membuat Sub-Item Cap 3214 Type Non Inventory Part

Dibawah ini di sajikan cara membuat Sub-Item Cap 321464 yang dibukukan ke 5006 SPARE PARTS.

1.      Dari Lists menu , pilih Items atau klik Icon Item pada Icon Bar ® tampil jendela Item List

2.      Klik Item menu button disudut kiri bawah , ® kemudian pilih New , ® tampil jendela New Item.

3.      Pada kotak Type dari jendela New Item , pilih Non Inventory Part ® klik tombol tab.

4.      Dikotak Item name / number ketikkan nama sub-item “Cap 321464 ” ® klik tombol tab.

5.      Klik kotak subitem of agar tampil tanda Ö

6.      Pada kotak subitem of ketik atau pilih parent item SPAREPART HBS PAKAI ® klik tombol tab.

7.      Kotak Manufacturer’s Part Number biarkan tetap kosong ® klik tombol tab.

8.      Kotak Unit of Measure pilih “Pcs” sebagai singkatan buah ® klik tombol tab.

9.      Pada kotak Description ketik 321464  ® klik tombol tab.

10.  Kotak Price biarkan tetap kosong  ® klik tombol tab.

11.  Di kotak Account , pilih Account 5006 SPARE PARTS

12.  Untuk mengahiri klik OK , untuk melanjutkan membuat subitem yang lain klik Next.

13 Membuat Parent Item "ATK" Type Non Inventory Part

Berikut contoh membuat Parent Item ATK type Inventory Part yang mempunyai subitem Acco dan dibukukan ke Account 6200-01 · Alat Tulis Kantor

1.      Dari Lists menu , pilih Items atau klik Icon Item pada Icon Bar ® tampil jendela Item List

2.      Klik Item menu button disudut kiri bawah , ® kemudian pilih New , ® tampil jendela New Item.

3.      Pada kotak Type dari jendela New Item , pilih Non Inventory Part ® klik tombol tab.

4.      Dikotak Item name / number ketikkan nama parent item “ATK” ® klik tombol tab.

5.      Kotak sub item biarkan tetap kosong ® klik tombol tab.

6.      Kotak Manufacturer’s Part Number biarkan tetap kosong ® klik tombol tab.

7.      Kotak Unit of Measure biarkan tetap kosong ® klik tombol tab.

8.      Pada kotak Description ketik ATK ® klik tombol tab.

9.      Kotak Price biarkan tetap kosong  ® klik tombol tab.

10.  Di kotak Account , pilih Acc 6200-01 · Alat Tulis Kantor

11.  Untuk mengahiri klik OK , untuk melanjutkan membuat parent item yang lain atau membuat sub item klik Next.

Langkah tersebut diatas juga berlaku untuk membuat Parent Item yang lain.

14   Membuat Sub-Item Acco type Non Inventory Part 

Dibawah ini di sajikan cara membuat Sub-Item Acco yang dibukukan ke 6200-01 Alat Tulis Kantor .

1.      Dari Lists menu , pilih Items atau klik Icon Item pada Icon Bar ® tampil jendela Item List

2.      Klik Item menu button disudut kiri bawah , ® kemudian pilih New , ® tampil jendela New Item.

3.      Pada kotak Type dari jendela New Item , pilih Non Inventory Part ® klik tombol tab.

4.      Dikotak Item name / number ketikkan nama sub-item “Acco” ® klik tombol tab.

5.      Klik kotak subitem of agar tampil tanda Ö

6.      Pada kotak subitem of ketik atau pilih parent item ATK ® klik tombol tab.

7.      Kotak Manufacturer’s Part Number biarkan tetap kosong ® klik tombol tab.

8.      Kotak Unit of Measure pilih “bh” sebagai singkatan buah ® klik tombol tab.

9.      Pada kotak Description ketik Acco ® klik tombol tab.

10.  Kotak Price biarkan tetap kosong  ® klik tombol tab.

11.  Di kotak Account , pilih Account 6200-01 Alat Tulis Kantor

12.  Untuk mengahiri klik OK , untuk melanjutkan membuat subitem yang lain klik Next.

B. ITEM LAINNYA

1       Item yang diposting ke Acc Uang Muka

Uang Muka dapat berarti Uang Muka yang dibayar kepada Vendor atau bisa Uang Muka yang diterima dari Customer.

1.      Dari the Lists menu, pilih Item list

2.      Dari tombol Item menu, pilih New.

3.      Pada Type field pada jendela New Item, pilih Other Charge.

4.      Cantumkan an item name or number “UM”

5.      Bila item tersebut adalah subitem dari item yang ada , pilih the "Subitem of" checkbox dan tetapkan nama dari sub item tersebut .

6.      Cantumkan description “Pembayaran Uang Muka” pada kotak Discription On Purchase Transaction

7.      Cantumkan description “Penerimaan Uang Muka” pada kotak Discription On Sales Transaction

8.      Kotak Amount biarkan tetap kosong.

9.      Pada kotak Expense Account pilih “Uang Muka Pembelian”

10.  Pada kotak Income Account pilih “Uang Muka ”

11.  Klik next untuk melanjutkan membuat item yang lain , atau klik OK untuk selesai

2 Item Subtotal

Subtotal item berfungsi menjumlahkan item-item yang berada pada baris terdahulu atau pada baris diatasnya pada form penjualan . Subtotal digunakan pada saat akan menghitung diskon dalam persentase atau biaya tambahan dari beberapa item yang terdapat pada form penjualan

1.      Dari the Lists menu, pilih Item List.

2.      Dari tombol Item menu, pilih New.

3.      Dari the Type drop-down list, pilih Subtotal.

4.      Cantumkan an item name, misalnya "Subtotal."

5.      Cantumkan description agar supaya  QuickBooks menampilkannya pada form saless ketika diberlakukan subtotal.

6.      Klik next untuk melanjutkan membuat item yang lain , atau klik OK untuk selesai

3       Item PPn

Pajak yang seringkali terikut dalam transaksi adalah PPn (Pajak Pertambahan Nilai) . Dalam hal ini jadikan PPn  sebagai item, walaupun PPn adalah tax sebaiknya digolongkan type Other Charge saja.

1.      Dari the Lists menu, pilih Item List.

2.      Dari the Item menu tombol, pilih New.

3.      Dari Type drop-down list, pilih Other Charge.

4.      Cantumkan item name, "PPn"

5.      Kotak Sub Item of biarkan tetap kosong.

6.      Beri tanda Ö pada This is a reimbusable charge

7.      Ketik pada kotak Description on Purchase  Transaction “ PPn Masukan Faktur No...”

8.      Ketik pada kotak Description on Sales  Transaction “ PPn Keluaran Faktur No...”

9.      Biarkan Kotak Cost dan Sales Price tetap kosong .

10.  Pada kotak Expense Account pilih Acc.2200.Pajak Pertambahan Nilai.

11.  Pada kotak Income Account pilih Acc.2200.Pajak Pertambahan Nilai

12.  Klik OK

4 Item Pembulatan

Tidak jarang bahwa Bendahara dalam melakukan pembayaran , terjadi pembulatan keatas atau kebawah. Walaupun nominal pembulatan ini kecil , secara komulatif lama kelamaan jumlahnya akan cukup materiil .Sehingga perlu dipertanggung jawabkan , pada laporan Kas.

Berikut cara membuat item Pembulatan

1.      Dari Lists menu, pilih Item list

2.      Dari tombol Item , pilih New.

3.      Pada Type field , di jendela New Item, pilih Other Charge.

4.      Ketik nama item “Pembulatan”

5.      Kotak Sub Item of biarkan tetap kosong.

6.      Beri tanda Ö pada This is a reimbusable charge

7.      Ketik pada kotak Description on Purchase  Transaction “Pembulatan”

8.      Ketik pada kotak Description on Sales  Transaction “Pembulatan”

9.      Biarkan Kotak Cost dan Sales Price tetap kosong .

10.  Pada kotak Expense Account pilih Acc.8090.Rupa-rupa Kerugian Lainnya.

11.  Pada kotak Income Account pilih Acc.7090.Rupa-rupa Pend.Lainnya

12.  Klik OK

C        Editing Item

1       Mengedit keterangan pada item

Melakukan editing ini harus dalam posisi single-user mode .

Setelah item dibuat , kapan saja dikehendaki , item ini bisa diedit  dengan cara berikut :

1.      Dari the Lists menu, pilih Item List.

2.      Pilih item yang akan diubah.

3.      Dari the Item menu button, pilih Edit.

4.      Ketik perubahan yang diperlukan pada jendela Edit Item.

5.      Klick OK.

2       Mengedit Type items

Item yang dapat dapat diedit typenya dalah item non-inventory part atau other charge

Type item ini bisa diubah menjadi type item service, non-inventory part, other charge, inventory part, atau inventory assembly item.

a         Catatan tentang inventory item:

·          Karena hanya non-inventory parts atau other charge item saja yang bisa diubah ke type item lainnya maka setelah sekali dilakukan perubahan , selanjutnya item perubahan ini tidak bisa diubah kembali ke-type item semula, atau ketype item yang lain.Sebagai contoh , apabila item type other charge item diubah menjadi type inventory part item, selanjutnya tidak akan bisa dilakukan perubahan lagi.

·          Bila item type non-inventory atau other charges item yang telah digunakan dalam suatu transaksi diubah ke type inventory assembly item, maka komponen list pada pada sebagai hasil perubahan tidak bisa diedit.

Lanjut ke Penetapan Claa