FLOW PROSES RENTAL ALAT BERAT (TRANSAKSI DG CUSTOMER)

A        FLOW PROSES RENTAL ALAT BERAT (TRANSAKSI DG CUSTOMER)

Secara umum struktur organisasi dari perusahaan Rental Alat-alat berat terbagi menjadi tiga divisi, yaitu divisi Marketing, divisi Keuangan, dan divisi Operasional. Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya sehari-hari, bagian atau divisi yang ada di perusahaan Rental Alat-alat berat tersebut menjalankan berbagai proses yang berbeda-beda sesuai dengan fungsi dan tugasnya masing-masing. Proses bisnis itu juga melibatkan penyewa. Penjelasan secara umum sebagai berikut

1       Penyewa

Merupakan pihak yang menyewa alat, pihak yang memiliki hak penggunaan alat selama jangka waktu tertentu, pihak yang berkewajiban membayar uang sewa, dan mengembalikan alat pada akhir periode yang telah ditetapkan terlebih dahulu, menjalani proses sebagai berikut :

a).    Pemesanan

Tahap ini penyewa menentukan jenis alat berat, merk alat berat, jangka waktu sewa, dan lokasi penggunaan alat berat kepada pihak pemilik alat yang diwakili oleh divisi pemasaran.

b).    Penggunaan alat

Saat alat berat tiba di lokasi pekerjaan, maka penyewa memiliki hak penggunaan alat sesuai dengan jam kerja alat yang telah ditetapkan pada Surat Kontrak. Penyewa tidak memiliki hak untuk memindahtangankan alat berat yang disewa kepada pihak lain.

c).    Pembayaran

Tahap ini penyewa berkewajiban mengembalikan alat berat yang disewa dan melunasi sisa pembayaran harga sewa alat kepada pihak pemilik alat. Jika penyewa tidak dapat melunasi, maka penyewa harus membayar denda terhadap tunggakan uang sewa sesuai dengan ketentuan dan persyaratan yang berlaku di dalam Surat Kontrak yang telah disetujui kedua belah pihak.

2       Marketing

a.       Terima Tilpun dari calon pelanggan , catat identitas calon pelanggan.

b.      Lihat daftar alat yang mau dipinjam masih ada apa tidak ,  lihat di Pysical Worksheet

c.       Bukukan Identitas Pelanggan menggunakan format New Customer

d.      Survey Lokasi dilakukan oleh staff Marketing  untuk mengetahui lahan yang akan dikerjakan antara lain

·         Akses jalan masuk (pencapaian lokasi)

·         Kondisi kekerasan lahan yang akan dikerjakan (untuk menetapkan alat yang cocok untuk digunakan)

·         Jenis pekerjaan ( loading , galian ,)

·         Tingkat resiko pengerjaan

·         Tingkat resiko keamanan

·         Surat-surat ijin pelaksanaan

e.       Laporkan hasil survey kepada Manager untuk mendapatkan ketetapan harga sewa

f.        Bila harga sudah disetujui kedua belah pihak lengkapi data Customer dengan data Proyek  menggunakan Form Add Job.

g.       Siapkan Kontrak kerja dengan pelanggan , ditanda tangani oleh Manajer dg Pelanggan

Pada umumnya Pelanggan harus membayar dimuka (DP) untuk sewa 100-200 jam , dan membayar ongkos Mob de Mob

DP diposting sebagai Pembayaran dimuka dari Pelanggan , yang nantinya akan dipotongkan pada Invoice

Sedangkan Mob-de-Mob- diposting sebagai pendapatan Mob-de-Mob

h.       Bukukan Kontrak dengan menggunakan Sales Order Dengan Item DP dan Item Mob-de-Mob

i.         Selanjutnya buatkan tagihan / Invoice ,

j.        Bukukan Invoice menggunakan Form Invoice.

OUTPUT : Customer Contact List , Customer Balance Detail , Open Invoice

3       Kasir

1. Terima pembayaran DP dan biaya Mob-de-Mob dari Pelanggan
2. Bukukan dengan menggunakan Form Receive Payment

OUTPUT : Buku Bank , Account Receivable Report (A/R), Open Invoice

4       Bagian Pengiriman Alat Berat

1. Pengajuan dana Kas Bon Driver kepada Manager , untuk pengiriman unit , yang terdiri dari terdiri dari ,BBM,Tol,Uang makan, Mel-melan,.
2. Apabila sudah disetujui oleh Manager ajukan Kas Bon ke Kasir untuk pencairannya.

5       Kasir

1. Kasir membayar Kas Bon dengan terlebih dahulu menyiapkan voucher Bukti Kas Keluar atau Bukti Bank Keluar
2. Setelah dilakukan pembayaran segera bukukan Kas Bon atas nama Driver , menggunakan  Use Register dari menu Banking (untuk membukukan transfer dari Bank atau Kas ke Kas Bon )

OUTPUT : Laporan Kas Bon Driver , Laporan Kas Harian , atau Laporan Buku Bank

6       Bagian Pengiriman Alat Berat

1. Membuat Surat Jalan rangkap tiga , untuk kendaraan dan alat yang akan dikirim dengan menggunakan Form Sales Receive yang dimodifikasi menjadi Surat Jalan ( dalam kasus ini seolah-olah Alat dijual dengan harga nol , dan pada saat pengembalian Alat seolah-olah di refund juga degan harga nol )
2. Pengiriman Unit ke lokasi dilakukan oleh Driver
3. Dilokasi Proyek , Surat Jalan ditanda tangani penyewa , sebagai bukti bahwa alat sudah diterima dengan baik.
4. Unit transportasi kembali ke garasi
5. Driver mempertanggung jawabkan pengeluaran dari Kas Bon dengan membuat Bukti Kas Keluar Pengiriman
6. Sampaikan Bukti Kas Keluar Pengiriman yang dilampiri bukti bukti pertanggung jawaban kas bon driver , kepada Manajer untuk mendapatkan Persetujuan
7. Sampaikan Bukti Kas Keluar Pengiriman yang dilampiri bukti bukti pertanggung jawaban yang sudah disetujui oleh Manajer , kebagian Pembukuan

OUTPUT : Laporan Mutasi Alat

7       Bagian Pembukuan

1. Terima Surat Jalan dilampiri bukti bukti pertanggung jawaban kas bon driver
2. Bukukan atas beban Kas Bon Driver dengan Menggunakan Form Write Chek

OUTPUT : Laporan Kas Bon Driver

8       Chief Accounting

1. Mencocokkan data di komputer dengan data pendukung mulai butir 1 sampai butir 6
2. Bila sudah benar , selanjutnya Chief Accounting , memvalidasi semua data dan selanjutnya semua data sudah boleh diarsipkan.

---

9       Operator Alat Berat

1. Operator membuat Time Sheet setiap hari , informasi dikirim via sms ke bagian Marketing
2. Time Sheet harian dibukukan oleh bagian Marketing  menggunakan Form Time/ Enter Single Activity.
3. Time Sheet mingguan ditandatangani oleh operator dan pelaksana , dikirim ke bagian Marketing

OUTPUT , Job Time & Mileage ®Time by Job Detail dari Menu Report

10   Marketing

1. Dengan laporan Time Sheet mingguan kombinasi dengan Job Time & Mileage membuat Invoice dengan menggunakan Form Invoice for Time & Expenses
2. Invoice dibuat seminggu sekali , kemudian dikirim ke Manajer untuk mendapatkan persetujuan
3. Ivoice dikirim ke Pelanggan

OUTPUT : Piutang Usaha

11   Kasir

1. Realisasi pembayaran oleh Pelanggan dengan cara transfer ke rekening Bank
2. Dibukukan menggunakan Form Receive Payment

OUTPUT , LAPORAN KEUANGAN

---

12   Bagian Pengembalian Alat Berat

1. Membuat Surat Jalan rangkap tiga , untuk kendaraan dan alat yang akan di demobilisasi dengan menggunakan Adjust Quantity On Hand
2. Checkup unit berdasarkan laporan Operator

OUTPUT : Laporan Mutasi Alat

SELESAI

---

INFORMASI APA YANG DIINGINKAN / DI PERLUKAN OLEH MANAJER

1.      Laba Rugi tiap Unit

2.      Laporan Pengeluaran untuk perbaikan Unit

3.      Tagihan yang belum dibayar oleh pelanggan

4.      Laporan harian Time Sheet per Pelanggan

5.      Kas Bon setiap Driver

6.      Laporan Kas Harian

7.      Tagihan Suplier yang belum dibayar

8.      Laporan Pembelian

Laporan Penjualan Sewa setiap unit